Leitura e mapa
As cinco conversas da tabela acima, feitas em duas semanas. Ao fim, você recebe o mapa do caminho da hora e a lista de contratos ativos com prazo e parcela. É o bloco que costuma mudar de ideia sobre o que o escritório precisa.
Campos de trabalho
Cinco serviços, na ordem em que costumam ser implantados. O que muda de um escritório para outro é o número de contratos abertos e o tamanho da equipe.
Contabilidade gerencial por contrato
Plano de contas do escritório, cada contrato como centro de custo e a regra escrita de apontamento de horas: quem aponta, em que prazo e em qual contrato. Inclui o treino da equipe na tela que ela já usa.
Orçamento e comparação com o apontado
Orçamento anual por centro de custo, revisto a cada semestre com os sócios, e o modelo mensal que põe horas previstas e horas apontadas na mesma linha, com a explicação de cada diferença.
Custo da hora e formação de preço
Planilha aberta de custo por função, com encargos, tempo não vendável — reunião interna, proposta recusada, férias — e rateio das despesas fixas. Dela sai a base de preço usada nas propostas.
Tesouraria e calendário de pagamentos
Calendário de emissão e de pagamentos, lista de parcelas pendentes por contrato, regra de aprovação por alçada e a projeção semanal de fluxo de caixa.
Fechamento do mês e relatórios
Data fixa de fechamento, conciliação de banco e recebimento parcelado, relatório curto por contrato e uma reunião de leitura de uma hora por mês, com ata no mesmo dia.
Blocos do trabalho
Nove semanas divididas em blocos que terminam em coisa pronta
Não há etapa de «análise» sem entrega. Cada bloco fecha com um arquivo, uma folha impressa ou uma rotina funcionando sem a gente por perto.
Plano de contas e contratos como centros de custo
Cada contrato vira um centro de custo, e as contas ganham nome que a equipe reconhece.
Apontamento de horas
Regra curta de como e quando apontar, com treino de trinta minutos por pessoa e uma folha de consulta na parede.
Custo da hora por função
Planilha aberta com salário, encargos, período não vendável e as despesas fixas da casa rateadas.
Orçado contra apontado
O modelo que coloca, para cada contrato, as horas previstas ao lado das horas registradas.
Conciliação e caixa
Banco, emissão e recebimento parcelado amarrados; projeção semanal atualizada por quem cobra.
Primeiro fechamento e leitura
O mês fechado na data combinada e lido em reunião, com a lista de pendências assinada no fim.
Formatos de trabalho
Três maneiras de contratar
O escritório escolhe até onde vamos. Os três formatos começam pelo mesmo bloco de leitura, e nenhum deles exige trocar o programa que vocês usam.
Três semanas
R$ 780Leitura
- Cinco conversas de leitura
- Mapa do caminho da hora
- Lista de contratos com prazo e parcela
- Uma reunião de devolução com os sócios
Nove semanas
R$ 3.160Implantação
- Tudo da leitura
- Plano de contas e contratos como centros de custo
- Regra de apontamento e treino da equipe
- Custo da hora por função em planilha aberta
- Modelo de orçado contra apontado
Mês a mês
R$ 5.880Escritório acompanhado
- Fechamento na data combinada
- Relatório de horas por contrato
- Projeção de caixa revista toda semana
- Reunião mensal de leitura
- Revisão do custo da hora a cada semestre
Dúvidas
O que os sócios perguntam antes de começar
As mesmas seis perguntas aparecem em quase toda primeira reunião.
A equipe vai aceitar apontar hora?
Aceita quando o apontamento leva menos de um minuto e quando fica claro que o número serve para orçar o próximo contrato, não para vigiar ninguém. Escrevemos a regra junto com a equipe e explicamos isso na mesma reunião.
Precisamos comprar um sistema de horas?
Na maioria das casas, não. Planilha compartilhada com validação e uma coluna por contrato resolve até umas vinte pessoas.
Nosso contador não cuida disso?
O escritório contábil entrega a obrigação fiscal no prazo dela. O controle de horas e de contratos é interno e serve para a decisão da semana.
Quanto tempo leva o primeiro fechamento?
Nove semanas é o prazo comum, contando as pausas em que ficamos esperando documento do seu lado.
E os contratos por escopo fechado?
São os que mais precisam de apontamento: sem horas anotadas, o escopo seguinte é orçado pela sensação da última vez.
Vocês assinam algum documento sobre sigilo?
Assinamos termo de confidencialidade antes da primeira conversa, e os arquivos ficam em pasta da sua empresa, não da nossa.
Conte como a hora do seu escritório é anotada hoje
Em uma conversa de uma hora dá para dizer o que a leitura vai encontrar e quanto tempo o escritório precisa dedicar a isso.