O que o escritório guarda
O que o escritório guarda quando o trabalho termina.
A regra de apontamento
Duas páginas e uma folha de consulta, escritas com as palavras da sua equipe.
A planilha de custo da hora
Fórmula à mostra, pronta para ser refeita quando a equipe mudar de tamanho.
O modelo de orçado contra apontado
Arquivo que recebe o apontamento do mês e devolve a comparação por contrato.
O calendário de emissão
Datas do trimestre com parcela, contrato e responsável pela cobrança.
A projeção de caixa
Doze semanas à frente, atualizada por quem cobra, sem depender de nós.
O roteiro da reunião mensal
Uma página com a ordem das perguntas e o espaço das pendências do mês.
Cinco leituras antes de escrever qualquer regra nova
Cada linha da tabela abaixo é uma conversa de uma hora e meia com quem já faz o trabalho. Nada é alterado enquanto as cinco não terminam.
| Leitura | O que abrimos | O que sai na folha |
|---|---|---|
| Carteira de contratos | Proposta assinada, escopo, forma de recebimento e a data prometida de cada entrega. | Lista única de contratos ativos, com prazo e parcela pendente. |
| Como a hora é anotada hoje | Agenda, caderno, mensagem no grupo, memória da sexta-feira. Vale tudo o que existe de fato. | Mapa do caminho que a hora percorre até virar número. |
| Composição da equipe | Funções, carga combinada, quem é sócio, quem é contratado por período e quem entra só em pico. | Tabela de custo da hora por função, com encargos e ociosidade. |
| Despesa que não é hora | Deslocamento, licença de programa, impressão, terceiro contratado para uma etapa específica. | Relação do que é direto do contrato e do que é da casa. |
| Calendário do dinheiro | Datas de emissão, de recebimento combinado e de pagamento dos compromissos fixos. | Projeção de fluxo de caixa semana a semana, três meses à frente. |
O que apareceu quando a hora passou a ser anotada
Trechos das reuniões de encerramento, divulgados com autorização de cada escritório.
«Orçado e apontado lado a lado acabou com a discussão sobre quem demorou mais. Passou a ser sobre o que foi orçado errado.»
«A projeção semanal de caixa mudou o dia de pagar fornecedor, e só isso já tirou a aflição do fim do mês.»
«O deslocamento aparecia como despesa da casa. Hoje entra no contrato que o gerou, com quilometragem anotada.»
«A leitura mostrou que metade da carteira estava fora de prazo de emissão. Arrumar isso não custou nada, só data no calendário.»
Conte como a hora do seu escritório é anotada hoje
Em uma conversa de uma hora dá para dizer o que a leitura vai encontrar e quanto tempo o escritório precisa dedicar a isso.